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Geschäftskorrespondenz

Veröffentlicht am 25.02.2016

Korrespondenz im Berufsalltag zu verfassen, scheint auf den ersten Blick einfach und simpel. Wir zeigen auf, was heute gilt und geben Tipps wie mit man mit den richtigen Worten besser verstanden wird. Schliesslich gilt, so wie Sie Ihre Briefe und E-Mails formulieren, so wirken Sie auf Ihre Geschäftspartner und Kunden.

Briefgestaltung


Schriftart© Zanuco Treuhand© Zanuco Treuhand

Bei der Wahl der Schriftart sollte auf eine einheitliche, gut lesbare Standardschrift gesetzt werden wobei eine Schriftgrösse zwischen 10-12 Punkten zu empfehlen ist. Kreative Schriften wie Comic Sans,  EuphoriaScript oder Marck Script etc. können bei privater Korrespondenz eingesetzt werden, gehören jedoch nicht in einen professionellen Geschäftsbrief. Ob bei der Briefgestaltung auf linksbündig oder Blocksatz gesetzt wird ist individuell und Geschmacksache. Wir bevorzugen eine optisch ruhige Gestaltung und wählen deshalb immer die Blocksatz-Variante.

Absender

In der Kopf- sowie der Fusszeile des Briefes wird der Absender festgehalten. Dazu gehören Firma, Namen, vollständige Anschrift, evtl. das Logo, Telefon- und Faxnummer, E-Mailadresse sowie die Internetseite. So hat der Empfänger alle wichtigen Informationen auf einen Blick.

Empfänger-Anschrift

Beim Adressat wird auf das Wort "Firma" verzichtet, wenn aus dem Firmennamen klar hervorgeht, dass es sich um eine solche handelt (zum Beispiel GmbH). Schreiben Sie zuerst den Namen der Firma, darunter den Namen des Ansprechpartners. Bei umgekehrter Reihenfolge könnte der Brief für einen persönlichen Brief gehalten werden, der bei Abwesenheit des Empfängers ungeöffnet bleibt (ausser diese Vertraulichkeit ist ausdrücklich gewünscht). Auf den Zusatz "z. Hd." (zu Händen) wird heute verzichtet. 

Ort / Datum

Der Absendeort sowie das Datum stehen am rechten Seitenrand unterhalb der Empfängeradresse .

Betreff

Der Betreff sollte den Leser sofort über den Inhalt des Briefes informieren. Dazu wird ein Stichwort oder mehreren Wörter verwendet. Das Wort "Betreff" oder "Betrifft" selber wird nicht mehr geschrieben. Damit der Betreff optisch hervortritt, werden jeweils ein bis zwei Zeilen darüber und darunter freigelassen sowie je nach Präferenz fett oder allenfalls 1-2 Punkte grösser formatiert.

Anrede

Zur Anrede wird derjenige Name der Anschrift wiederholt. Eine korrekte Schreibweise ist hierbei immens wichtig. Kennen Sie den Namen des Empfängers nicht, so verwenden Sie die allgemeine Formel "Sehr geehrte Damen und Herren".

Grusformel

Wo die Grussformel gesetzt wird ist ebenfalls individuell. Wird auf eine linksbündige Darstellung des Briefes gesetzt, so sollte auch die Grussformel links gesetzt werden. Da wir den Blocksatz bevorzugen, wird unsere Grussformel auf der rechten Seite bündig zur Adresse sowie dem Ort/Datum gesetzt. Überleitungen zur Grussformel wie "und verbleiben mit freundlichen Grüssen" sind nicht mehr zeitgemäss und sollten vermieden werden. Abkürzungen wie "mfg" und distanzierte Formeln wie "Hochachtungsvoll" wirken ebenfalls befremdlich. Den Brief mit "Freundliche Grüsse" zu beenden ist professionell und abschliessend. Kennt man den Adressaten besser, so kann man in Einzelfällen auch persönlichere Worte wie zum Beispiel "Herzliche Grüsse" verwenden.

Unterschrift und Name

Unterhalb der Grussformel steht die Firma sowie der vollständige Name der unterzeichnenden Person. Darunter kann die jeweilige Funktion oder Abteilung genannt werden. Unterschrieben wird zwischen Gruss und Name. Wer im Auftrag oder in Vertretung von jemandem unterzeichnet, setzt das Kürzel i. A. oder i. V. vor den eigenen Namen.

Beilagen

Werden zum Schreiben Beilagen gesendet, so sollten alle Anlagen am Ende des Briefes angeführt werden. Der Beilagenvermerk kann linksbündig oder am rechten unteren Seitenrand stehen. Ob das Wort Beilagen selbst verwendet wird, ist individuell. Wir empfehlen es aufzuführen und unterhalb die einzelnen Beilagen zu erwähnen. Wird im Schreiben ausführlich über die Anlagen geschrieben, so kann auch der Vermerk "Beilagen erwähnt" gesetzt werden.

Postskriptum (PS)

Die Verwendung eines PS gehört unseres Erachtens in den privaten Bereich und macht ein Geschäftsbrief unprofessionell.

Formulierungen


aktive Schreibform

In Geschäftsbriefen empfiehlt es sich möglichst oft die aktive Formulierung zu verwenden. Eine indirekte Satzkonstruktion im Passiv wirkt verhalten, ganz so als wolle man eine Schuld von sich weisen. Passivsätze lassen den Verfasser als Handelnden verschwinden und vermeiden die kommunikative Verbindung zum Empfänger.

Aktiv: "Wir konnten Ihre Anfrage noch nicht bearbeiten."

Passiv: „Ihre Anfrage konnte noch nicht bearbeitet werden.“

Sinnvoll kann der Einsatz des Passivs jedoch dann sein, wenn die schreibende Person unwichtig oder auch unbekannt ist z.B.: „Die Bewerbung wurde uns gestern zugestellt.“

Negative Nachrichten positiv übermitteln

Ein positiver, freundlicher Ton in Geschäftsbriefen erzeugt eine freundliche Einstellung zum Empfänger und kann dessen Stimmung zum Guten beeinflussen. Vermeiden Sie deshalb verneinende Satzkonstruktionen und bestimmte negative Wörter wie „kein“, „nicht“, „leider“ und Ausdrücke des Bedauerns oder Ähnliches.

Ist eine Reklamationen berechtigt, so ist es ratsam, sich für den Fehler sowie die entstandenen Unannehmlichkeiten zu entschuldigen und Verständnis zu zeigen. Dabei können Sie bereits zu Beginn ausdrücken, dass Sie den Fehler bedauern. Im Anschluss sollten Sie jedoch zum Positiven hinleiten, indem Sie zum Beispiel eine Wiedergutmachung anbieten.

Positive Formulierungen sind besser verständlich und verursachen weniger Missverständnisse. Verzichten Sie bei unangenehmen Mitteilungen, zum Beispiel bei untauglichen Terminvorschlägen oder Absagen auf die Ausdrücke, wie „leider müssen wir“ oder „zu unserem Bedauern“. Der Empfänger wird über den negativen Inhalt ohnehin nicht erfreut sein, dann brauchen Sie ihn nicht noch mit negativen Signalwörtern darauf hinzuweisen.

Negativ:    Der Bürostuhl "Rota" wird zurückgerufen. Es wurden kleine Metallteile im gepolsterten Teil des Stoffsitzes gefunden. Den Bürostuhl bitte sofort in einer unserer Filialen zurückgeben!

Positiv:      Weil uns Ihr Wohlergehen und Ihre Sicherheit sehr am Herzen liegen, bitten wir Sie vorsorglich, den Bürostuhl "Rota" in unseren Filialen zurückzugeben. In einzelnen Fällen sind im gepolsterten Teil des Stoffsitzes kleine Metallteile gefunden worden.

Um den Empfänger positiv zu stimmen gibt es viele weitere Möglichkeiten:

  • Für den Einstieg empfiehlt sich ein Satz, der einen gemeinsamen Bezugspunkt herstellt. Bedanken Sie sich z.B. für das Interesse an Ihrem Produkt oder für die Bewerbung. Sie können auch die langjährige, erfolgreiche Zusammenarbeit hervorheben. Allerdings sollten die Sätze nicht zu formal klingen.

  • Negative Entscheidungen zu begründen hilft dem Leser Ihre Situation nach zu vollziehen und somit Verständnis zu zeigen.

  • Bieten Sie eine Alternative oder eine kleine Kompensation an.

  • Absagen sollten nicht endgültig verfasst sein. Behalten Sie sich einen Wiedereinstieg, ein erneutes Anknüpfen an den bisherigen Kontakt mit einem Schlusssatz vor. Dies kann zum Beispiel so formuliert sein: „Wir nehmen Ihre Anregung dankend an und werden eine Lösung des Problems finden.“ oder "Gerne halten wir Ihr Bewerbungsdossier pendent und werden uns bei einer geeigneten Vakanz zu einem späteren Zeitpunkt wieder mit Ihnen in Verbindung setzen."


Wir hoffen, Ihnen einen Einblick in erfolgreiches Schreiben von Geschäftsbriefen gewährt zu haben. Dass man sich mit dem Empfänger auseinander setzt und dessen Betrachtungsweise einnimmt, hilft oftmals, den richtigen Ton und die richtige Wortwahl zu finden. Beachten Sie, dass es für bestimmte Empfänger wie z.B. höhere Instanzen bei Einsprachen, weitere Formulierungen gibt, welche die Problematik aufnehmen und das Anliegen bestärken.

Gerne stehen wir Ihnen beim Verfassen Ihrer Geschäftskorrespondenz zur Seite und freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.